Obsah
Zpracování osobních údajů – obecní úřad
Obec Prakšice – Obecní úřad Prakšice, v souladu s ustanoveními zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zpracovává osobní údaje:
Matrika
Účel zpracování osobních údajů:
- evidence uzavření manželství, narození a úmrtí fyzických osob, evidence fyzických osob z důvodu ověřených podpisů a listin.
Kategorie (rozsah) zpracovávaných osobních údajů:
- kniha narození:
jméno, popř. jména a příjmení dítěte, den, měsíc a rok narození dítěte, rodné číslo, místo narození, pohlaví dítěte, jméno, popřípadě jména, příjmení, popřípadě rodná příjmení, data a místa narození, rodná čísla, státní občanství a místo trvalého pobytu rodičů, údaje o potvrzované skutečnosti, den, měsíc a rok, osvojení, určení popř. popření otcovství, druh a číslo občanského průkazu nebo cestovního dokladu, jde-li o státního občana České republiky, průkaz o povolení k pobytu nebo cestovní doklad, jde-li o cizince, datum, místo vydání a jeho platnost. - kniha manželství:
jméno, popř. jména, příjmení, popř. rodné příjmení snoubence/manžela, den, měsíc, rok a místo narození, rodná čísla, osobní stav, státní občanství, místo trvalého pobytu muže a ženy, den, měsíc a rok a místo uzavření manželství, jména a příjmení, popřípadě rodná příjmení, den, měsíc, rok a místo narození rodičů manželů, dohoda manželů o příjmení a v případě, že si manželé ponechají dosavadní příjmení, i dohoda o příjmení dětí v mužském a ženském tvaru, jména a příjmení a rodná čísla svědků; jde-li o cizince, který nemá rodné číslo, datum a místo narození, údaje o potvrzované skutečnosti, číslo jednací a právní moc rozsudku o rozvodu, druh a číslo občanského průkazu nebo cestovního dokladu, jde-li o státního občana České republiky, průkaz o povolení k pobytu nebo cestovní doklad, anebo průkaz totožnosti občana členského státu Evropské unie, jde-li o cizince, průkaz žadatele o udělení mezinárodní ochrany, jde-li o osobu, která podala žádost o udělení mezinárodní ochrany, průkaz povolení k pobytu azylanta, jde-li o osobu, které byl udělen azyl, průkaz oprávnění k pobytu osoby používající doplňkové ochrany, jde-li o osobu požívající doplňkové ochrany, průkaz žadatele o udělení dočasné ochrany, jde-li o osobu, která podala žádost o udělení dočasné ochrany, průkaz cizince požívající dočasné ochrany, jde-li o osobu, které byla udělena dočasná ochrana, datum, místo vydání a jeho platnost. - kniha úmrtí:
den, měsíc, rok a místo úmrtí, jméno, popřípadě jména, příjmení, popřípadě rodné příjmení, den, měsíc, rok a místo narození, rodné číslo, osobní stav, pohlaví, státní občanství a místo trvalého pobytu zemřelého, jméno, popřípadě jména, příjmení, popřípadě rodné příjmení, a rodné číslo žijícího manžela/partnera, jméno, popř. jména a příjmení, den, měsíc a rok narození, trvalý pobyt vyřizovatele pohřbu.
|
| Stanoveno |
- ověřování pravosti podpisu (legalizace), zkouška úředníka:
- jméno, popř. jména a příjmení, datum a místo narození žadatele, popř. svědků, adresa trvalého pobytu nebo adresa místa pobytu na území České republiky anebo adresa bydliště mimo území České republiky žadatele, popřípadě svědků, druh a číslo dokladu, na základě kterého byly zjištěny údaje, podpis osoby, jejíž podpis je legalizován, popřípadě podpis svědků,
- jméno, popř. jména a příjmení, popř. rodné příjmení, den, měsíc a rok narození, místo narození úředníka.
|
| Stanoveno |
Kategorie subjektů údajů:
- fyzická osoba, která se narodila, uzavřela manželství nebo zemřela:
- v obvodu matričního úřadu Prakšice - fyzická osoba, která má trvalý pobyt v obvodu matričního úřadu Prakšice,
- fyzická osoba, která požádala o ověření podpisu,
Kategorie příjemců údajů:
- fyzická osoba, které se matriční zápis týká, nebo členové její rodiny (manžel, partner, rodiče, děti, prarodiče, vnuci a pravnuci), její sourozenci a zplnomocnění zástupci,
- orgány státu nebo orgány územních samosprávných celků pro úřední potřebu,
- fyzická osoba, která prokáže, že je to nezbytné pro uplatnění jejích práv před orgány státu nebo před orgány územních samosprávných celků,
- statutární orgány církví nebo duchovní jimi zmocnění, jde-li o matriční knihy vedené těmito církvemi do 31.12.1949,
- subjekty, kterým se osobní údaje poskytují, pokud tak stanoví zvláštní právní předpis, a to v rozsahu tímto zvláštním předpisem vymezeném,
- fyzická osoba, která prokáže právní zájem nebo která žila se zemřelým v době jeho smrti ve společné domácnosti anebo osobě, která je vypravitelem jeho pohřbu,
- fyzická osoba, která požádala o ověření podpisu.
Doba uchování osobních údajů:
Matriční knihy jsou uloženy po provedení posledního zápisu u matričního úřadu,
- jde-li o narození 100 let,
- jde-li o manželství a úmrtí 75 let, po uplynutí lhůty se předají k archivaci státnímu archivu,
- ověřovací knihy podpisů 10 let,
- ostatní dle Spisového a skartačního řádu Obecního úřadu Prakšice.
Evidence obyvatel, ohlašovna pobytu, ověřování listin a podpisů
- evidence obyvatel
Účel zpracování osobních údajů:
- evidence obyvatel.
Kategorie (rozsah) zpracovávaných osobních údajů:
- jméno, popřípadě jména, příjmení, rodné příjmení, datum narození, pohlaví, místo a okres narození a u občana, který se narodil v cizině, místo a stát, kde se občan narodil, rodné číslo, státní občanství, popřípadě více státních občanství,
- adresa místa trvalého pobytu, včetně předchozích adres místa trvalého pobytu, počátek trvalého pobytu, popřípadě datum zrušení údaje o místu trvalého pobytu nebo datum ukončení trvalého pobytu na území České republiky,
- zbavení nebo omezení způsobilosti k právním úkonům,
- zákaz pobytu, místo zákazu pobytu a doba jeho trvání,
- rodné číslo otce, matky, popřípadě jiného zákonného zástupce; v případě, že jeden z rodičů nebo jiný zákonný zástupce nemá přiděleno rodné číslo, vede se jméno, popřípadě jména, příjmení a datum narození,
- rodinný stav, datum a místo uzavření manželství,
- rodné číslo manžela; je-li manželem fyzická osoba, která nemá přiděleno rodné číslo, vede se jméno, popřípadě jména, příjmení manžela a datum jeho narození,
- rodné číslo dítěte; je-li dítě cizinec, který nemá přiděleno rodné číslo, vede se jméno, popřípadě jména, příjmení dítěte a datum jeho narození,
- o osvojeném dítěti - stupeň osvojení, původní a nové jméno, popřípadě jména, příjmení dítěte, původní a nové rodné číslo dítěte, datum a místo narození, rodná čísla osvojitelů, datum nabytí právní moci rozhodnutí o osvojení nebo rozhodnutí o zrušení osvojení dítěte,
- datum, místo a okres úmrtí; jde-li o úmrtí občana mimo území České republiky, vede se datum úmrtí a stát, na jehož území k úmrtí došlo, den, který byl v rozhodnutí soudu o prohlášení za mrtvého uveden jako den úmrtí.
|
| Stanoveno zákonem č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evidenci obyvatel), ve znění pozdějších předpisů. |
Kategorie subjektů údajů:
- občané České republiky přihlášení k trvalému pobytu ve správním obvodu obecního úřadu obce.
Kategorie příjemců údajů:
- Ministerstvo vnitra ČR, obec Prakšice a Obecní úřad Prakšice u obyvatel, kteří se přihlásili k trvalému pobytu ve správním obvodu obce Prakšice, jen jsou-li nezbytné pro výkon jeho působnosti,
- subjekty, kterým se osobní údaje poskytují, pokud tak stanoví zvláštní právní předpis, a to v rozsahu tímto zvláštním předpisem vymezeném,
- občané starší 15 let, kterým se sdělují osobní údaje k jejich osobě,
- zákonní zástupci občanů mladších 15 let a občanů zbavených způsobilosti k právním úkonům, kterým se sdělují osobní údaje k zastupované osobě.
Doba uchování osobních údajů:
- osobní údaje vedené na prostředcích výpočetní techniky se uchovávají po dobu 50 let od doby úmrtí občana nebo prohlášení osoby za mrtvou,
- doklady plnící oznamovací povinnost v souladu se zákonem o evidenci obyvatel 5 let,
- žádosti o poskytnutí osobních údajů 5 let.
- ohlašovna pobytu
Účel zpracování osobních údajů:
- evidence obyvatel přihlášených k trvalému pobytu ve správním obvodu obce Prakšice.
Kategorie (rozsah) zpracovávaných osobních údajů:
- jméno, popřípadě jména, příjmení, rodné příjmení, datum narození, pohlaví, místo a okres narození a u občana, který se narodil v cizině, místo a stát, kde se občan narodil,
- rodné číslo, státní občanství, popřípadě více státních občanství,
- adresa místa trvalého pobytu, včetně předchozích adres místa trvalého pobytu, počátek trvalého pobytu, popřípadě datum zrušení údaje o místu trvalého pobytu nebo datum ukončení trvalého pobytu na území České republiky,
- zbavení nebo omezení způsobilosti k právním úkonům,
- zákaz pobytu, místo zákazu pobytu a doba jeho trvání,
- rodné číslo otce, matky, popřípadě jiného zákonného zástupce; v případě, že jeden z rodičů nebo jiný zákonný zástupce nemá přiděleno rodné číslo, vede se jméno, popřípadě jména, příjmení a datum narození,
- rodinný stav, datum a místo uzavření manželství,
- rodné číslo manžela; je-li manželem fyzická osoba, která nemá přiděleno rodné číslo, vede se jméno, popřípadě jména, příjmení manžela a datum jeho narození,
- rodné číslo dítěte; je-li dítě cizinec, který nemá přiděleno rodné číslo, vede se jméno, popřípadě jména, příjmení dítěte a datum jeho narození,
- datum, místo a okres úmrtí; jde-li o úmrtí občana mimo území České republiky, vede se datum úmrtí a stát, na jehož území k úmrtí došlo, den, který byl v rozhodnutí soudu o prohlášení za mrtvého uveden jako den úmrtí.
|
| Stanoveno zákonem č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evidenci obyvatel), ve znění pozdějších předpisů. |
Kategorie subjektů údajů:
- fyzické osoby - občané, kteří jsou přihlášeni k trvalému pobytu ve správním obvodu Obecního úřadu Prakšice.
Kategorie příjemců údajů:
- občané starší 15 let, kterým se sdělují osobní údaje k jejich osobě,
- zákonní zástupci občanů mladších 15 let a občanů zbavených způsobilosti k právním úkonům, kterým se sdělují osobní údaje k zastupované osobě,
- obec Prakšice a Obecní úřad Prakšice,
- subjekty, kterým se osobní údaje poskytují, pokud tak stanoví zvláštní právní předpis, a to v rozsahu tímto zvláštním předpisem vymezeném.
Doba uchování osobních údajů:
- po úmrtí občana nebo prohlášení osoby za mrtvou se údaje vedené na prostředcích výpočetní techniky uchovávají po dobu 50 let,
- přihlašovací lístek k trvalému pobytu se uchovává 50 let po úmrtí občana nebo prohlášení osoby za mrtvou anebo po změně trvalého pobytu občana mimo správní obvod Obecního úřadu Prakšice,
- žádosti o poskytnutí osobních údajů se uchovávají po dobu 5 let.
- ověřování podpisů a listin
Účel zpracování osobních údajů:
- evidence fyzických osob z důvodu ověřených podpisů a listin.
Kategorie (rozsah) zpracovávaných osobních údajů:
- ověřování pravosti podpisu (legalizace), ověřování shody opisů nebo kopie s listinou (vidimace) jméno, příp. jména a příjmení, datum a místo narození žadatele, popř. svědků, adresa trvalého pobytu nebo adresa místa pobytu na území ČR, nebo adresa bydliště mimo území ČR, druh a číslo úředního průkazu, kterým byla zjištěna totožnost žadatele o legalizaci podpisu, a podpis osoby, jejíž podpis je legalizován.
Stanoveno zákonem č. 21/2006 Sb., o ověřování shody opisů nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu a o změně některých zákonů (zákon o ověřování).
Kategorie subjektů údajů:
- fyzická osoba, která požádala o ověření podpisu nebo listin.
Kategorie příjemců údajů:
- subjekty, kterým se osobní údaje poskytují, pokud tak stanoví zvláštní právní předpis, a to v rozsahu vymezeném tímto zvláštním předpisem.
Doba uchování osobních údajů:
- ověřovací knihy jsou uloženy po dobu 3 let.
Volby a referendum, shromažďovací právo, Czech POINT
- volby a referendum
Účel zpracování osobních údajů:
- organizace voleb a referenda.
Kategorie (rozsah) zpracovávaných osobních údajů:
- jméno, příjmení, datum narození, místo trvalého pobytu, adresa pro doručování, telefonní číslo.
|
| Stanoveno zákonem č. 275/2012 Sb., o volbě prezidenta republiky a o změně některých zákonů (zákon o volbě prezidenta), ve znění pozdějších předpisů, č. 62/2003 Sb., o volbách do Evropského parlamentu a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, č. 247/1995 Sb., o volbách do Parlamentu České republiky a o změně a doplnění některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů, č. 130/2000 Sb., o volbách do zastupitelstev krajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, č. 491/2001 Sb., o volbách do zastupitelstev obcí a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, č. 118/2010 Sb., o krajském referendu a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, č. 22/2004 Sb., o místním referendu a o změně některých zákonů.
|
Kategorie subjektů údajů:
- občané České republiky a států Evropské unie.
Kategorie příjemců údajů:
- Ministerstvo vnitra ČR,
- Ministerstvo zahraničních věcí ČR,
- Český statistický úřad,
- Český úřad zeměměřický a katastrální,
- subjekty, kterým se osobní údaje poskytují, pokud tak stanoví zvláštní právní předpis, a to v rozsahu tímto zvláštním předpisem vymezeném.
Doba uchování osobních údajů:
- kandidátní listiny a související dokumentace se uchovávají po dobu 10 let,
- ostatní volební dokumentace související s volbami a referendem se uchovává po dobu 5 let.
- shromažďovací právo
Účel zpracování osobních údajů:
- evidence shromáždění konaných ve správním obvodu Obecního úřadu Prakšice, která musí být v souladu se shromažďovacím zákonem oznámená.
Kategorie (rozsah) zpracovávaných osobních údajů:
- jméno, příjmení a trvalý pobyt svolavatele shromáždění, nebo osoby oprávněné jednat za svolavatele.
|
| Stanoveno zákonem č. 84/1990 Sb., o právu shromažďovacím, ve znění pozdějších předpisů. |
Kategorie subjektů údajů:
- fyzické osoby – občané ČR starší 18 let.
Kategorie příjemců údajů:
- obec Prakšice a Obecní úřad Prakšice,
- subjekty, kterým se osobní údaje poskytují, pokud tak stanoví zvláštní právní předpis, a to v rozsahu tímto zvláštním předpisem vymezeném.
Doba uchování osobních údajů:
- oznámení o konání shromáždění se uchovává po dobu 5 let.
- Czech POINT
Účel zpracování osobních údajů:
- evidence žadatelů o poskytnutí výstupu z ISVS - Informačního systému veřejné správy.
Kategorie (rozsah) zpracovávaných osobních údajů:
- jméno, příjmení rodné i současné, datum a místo narození, místo trvalého pobytu.
|
| Stanoveno zákonem č. 269/1994 Sb., o Rejstříku trestů, ve znění pozdějších předpisů. |
Kategorie subjektů údajů:
- fyzické osoby žádající o výpis z Rejstříku trestů nebo výpis z ISVS.
Kategorie příjemců údajů:
- subjekty, kterým se osobní údaje poskytují, pokud tak stanoví zvláštní právní předpis, a to v rozsahu vymezeném tímto zvláštním předpisem.
Doba uchování osobních údajů:
- žádost o výpis z Rejstříku trestů se uchovává po dobu 6 let,
- žádost o výstup z ISVS se uchovává po dobu 1 roku.
Místní poplatky
Účel zpracování osobních údajů:
- správa místních poplatků – tj. právo činit opatření potřebná ke správnému a úplnému zjištění, stanovení a splnění daňových povinností,zejména právo vyhledávat daňové subjekty, daně vyměřit, vybrat, vyúčtovat, vymáhat nebo kontrolovat podle tohoto zákona jejich splnění ve stanovené výši a době (§ 2 zák. 280/2009 Sb. + § 16 zák. 565/1990 Sb.)
- správa uložených a nezaplacených pokut a nákladů řízení – tj. právo vybrat a vymáhat uložené pokuty dle ustanovení § 161 a 162 zák. 280/2009 Sb.
- evidence smluv na nájem, prodej či výpůjčku nemovitostí ve vlastnictví obce Prakšice – uplatňování práv a povinností vlastníka nemovitostí nebo uživatele nemovitostí, vyplývajících z těchto smluvních vztahů
- vymáhání dlužného nájemného za byty, nebytové prostory, pozemky a ostatních nemovitostí
- správní řízení pro vydání rozhodnutí o povolení provozovateli provozovat sázkovou hru podle § 2 písm. b) a písm. e) zák. 202/1990 Sb.
Kategorie (rozsah) zpracovávaných osobních údajů:
- jméno a příjmení, bydliště, rodné číslo (rodné číslo dle § 16 zák. 565/1990 Sb. a dle obecně závazných vyhlášek obce Prakšice o místních poplatcích
- u místního poplatku ze psů
- u místního poplatku za provoz systému shromažďování, sběru, přepravy, třídění, využívání a odstraňování komunálních odpadů
- jméno a příjmení, bydliště, rodné číslo, event. datum narození
- u vymáhání nezaplacených pokut a nákladů řízení uložených jinými správními orgány a městskou policií
- jméno a příjmení, bydliště, rodné číslo, event. datum narození
- u nájemného z pozemků
- nájemného ostatních nemovitostí
- nájemného věcí movitých
- nájemného z bytů a nebytových prostor
- prodeje pozemků
- prodeje ostatních nemovitost
- jméno a příjmení, bydliště, datum narození, event. rodné číslo
- u správního řízení pro povolení výherních hracích přístrojů, tombol (dle zák. 202/1990 Sb.)
Kategorie (rozsah) shromažďování údajů od jiných orgánů:
- jméno a příjmení, bydliště, příp. rodné číslo, datum narození
- usnesení okresních soudů o dražbách a dražebních vyhláškách
Kategorie (rozsah) zpracovávaných citlivých údajů:
- zdravotní stav (zák. 280/2009 Sb.)
Kategorie subjektů údajů:
- fyzické a právnické osoby
Kategorie příjemců údajů:
- subjekty v souladu s § 53 až 55 zák. 280/2009 Sb.
Doba uchování osobních údajů:
- u místních poplatků po dobu vymožení poplatkových povinností
- u pokut – po dobu vymožení
- u nájemného, prodeje či výpůjčky – po dobu existence smluvních vztahů, popřípadě vymožení práv a povinností z těchto vztahů vyplývajících
- u loterií a jiných podobných her – po dobu zpracování, vyúčtování a odvodu výtěžků
Následně se dokumenty archivují a uchovávají v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů, tj. uložení v archivu po dobu skartační lhůty.
Na úseku rozpočtu a účetnictví není vytvářena primární agenda s osobními údaji. Pokud se osobní údaje v agendách použijí, tak v rozsahu nezbytném pro identifikaci subjektu a dále se nezpracovává. Základním identifikátorem při zpracování účetnictví je variabilní symbol.
Smlouvy nájemní, pacht, výpůjčka
Účel zpracování osobních údajů:
- jednání o uzavírání smluv na převod (úplatný i bezúplatný), nájem, pacht či výpůjčku nemovitostí ve vlastnictví obce Prakšice nebo nemovitostí ve vlastnictví fyzických osob
- uplatňování práv a povinností vlastníka nemovitostí nebo uživatele nemovitostí vyplývající z uzavřených smluvních vztahů
Kategorie (rozsah) zpracovávaných osobních údajů:
- jméno a příjmení, bydliště, datum narození (rodné číslo v případě převodu nemovitostí – stanoveno zákonem č. 256/2013 Sb., o katastru nemovitostí, ve znění pozdějších předpisů, a zákonem č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů)
Kategorie subjektů údajů:
- fyzické osoby – zájemci o převod, nájem, pacht či výpůjčku nemovitostí ve vlastnictví obce Prakšice
- fyzické osoby – vlastníci nemovitostí, se kterými obec Prakšice uzavírá smlouvy o převodu, nájmu či výpůjčce nemovitostí
Kategorie příjemců údajů:
- osobní údaje – jméno, příjmení a bydliště jsou v souladu se zákonem č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů, uváděny na materiálech k jednání a rozhodnutí orgánů města a v usneseních z jednání těchto orgánů
- ve smlouvách jsou uváděny osobní údaje – jméno, příjmení, datum narození, bydliště, u smluv o převodech nemovitostí rodná čísla
Doba uchování osobních údajů:
- v případě nájemních smluv, smluv pachtovních a smluv o výpůjčce - po dobu existence smluvních vztahů, případně vymožení práv a povinností z těchto smluvních vztahů vyplývajících
- v případě smluv o převodu nemovitostí - po dobu 11 let od převodu vlastnictví k nemovitostem
